¿Cómo armar una descripción de puesto de trabajo?

Realizar una descripción de un puesto de trabajo es enumerar de manera puntual y concisa, las diversas funciones de un puesto y todo lo que engloba. Es decir, es una práctica que consiste en escribir las funciones y responsabilidades que conforma al puesto de trabajo.

Esta práctica es muy beneficiosa, tanto para la empresa como para los trabajadores, ya que:

• Funciona como guía para el reclutamiento y selección de personal.
• Permite definir sueldos y salarios de forma más justa y equilibrada.
• Permite definir planes de compensaciones e incentivos para los empleados.
• Brinda claridad al trabajador respecto a las exigencias del puesto.
• Es una base para medir el desempeño laboral de los empleados.
• Facilita la implementación de planes de sucesión en la empresa.
• Maximiza la productividad de los trabajadores.

No obstante, antes de publicar una oferta de empleo, es importante:

• Tener en cuenta la misión y los objetivos de la empresa.
• Saber cuáles son los conocimientos, cualidades personales, características, habilidades y actitudes que deberán aportar las personas que ocupen el cargo.
• Conocer con qué otros departamentos se relacionará el empleado y con qué frecuencia.
• Saber sobre la jornada laboral, es decir, el horario de trabajo, la posibilidad de trabajo nocturno y/o en fin de semana, las limitaciones en el disfrute de las vacaciones anuales, entre otros.
• También el rango salarial, o sea, la remuneración por puesto, que está determinada a través de una serie de factores como el grado de responsabilidad, el número de personas a cargo, dificultades propias del puesto, formación y experiencia necesaria, etc.

Si bien la estructura de la descripción de un puesto de trabajo es flexible, ya que cada empresa u organización la ajusta según sus objetivos, los principales puntos que deben estar presentes son los siguientes:

• Nombre del puesto, el cual tiene que “vender” la posición de manera efectiva.
• Descripción del puesto de trabajo ofertado. Allí tienen que estar presentes la misión, funciones, tareas y responsabilidades asociadas al puesto.
• El nivel del puesto de trabajo.
• Departamento al que pertenece el puesto de trabajo.
• Horarios y turnos de la jornada laboral.
• Lugar de trabajo.
• Formación académica requerida.
• Experiencia profesional previa.
• Competencias y habilidades, como por ejemplo, nivel de idiomas, conocimientos informáticos, certificados y habilitaciones.
• Requerimientos extra, como disponibilidad de vehículo propio, edad del candidato, características físicas, etc.
• Salario y otros beneficios.

Dado que la descripción de puestos de trabajo está a cargo del área de Recursos Humanos de una empresa, el mismo, para recolectar la información o los datos que se utilizan en la descripción de puestos utilizan los siguientes métodos:

• La observación de trabajadores que ocupan puestos de trabajos similares o iguales, para poder realizar una descripción de sus funciones y labores.
• La entrevista, es decir, indagar a los trabajadores sobre sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo, ya sean miembros de mayor o menor experiencia. Con la información obtenida se podrán identificar las especificaciones mínimas y máximas del puesto, y los elementos que permiten su correcto funcionamiento.
• También se utiliza el cuestionario, que muchas veces se distribuyen en la empresa para que los trabajadores lo completen.

Contratar a una persona para un puesto de trabajo no es tarea fácil. Por eso, tener una buena descripción de un puesto puede ayudar a la empresa u organización a que encuentre de manera rápida un candidato ideal para la vacante a cubrir.